Cloud-Lösungen in der Bäckereibranche

Veröffentlicht am 16.07.21

Jeder von uns hat schon einmal von einer „Cloud“ gehört. Auch im privaten Bereich werden wir mit dieser Begrifflichkeit konfrontiert: So fragt das Smartphone einen beispielsweise, ob man die Daten nicht in der Cloud speichern möchte, damit sie nicht verloren gehen. Aber was ist eine Cloud überhaupt? Wann ist eine Cloud sinnvoll? Sind Clouds sicher oder muss ich Bedenken haben, dass der Datenschutz nicht greift? Fakt ist, auch in der Bäckereibranche kann die Anwendung von Clouds einen Mehrwert schaffen und Prozesse auf einfachem Wege optimieren. Für diejenigen unter Ihnen, die kein großes Interesse an Technik und IT haben, springen Sie lieber gleich zum Abschnitt „Clouds für Bäckereien“. Ab diesem Abschnitt geht es um die konkreten Chancen für Bäckereien.  

 

Was ist eine Cloud?

Der Begriff „Wolke“ (Cloud) entstand bereits in den 1990er-Jahren. Die Cloud beschreibt Bereiche, in denen Rechner, Server oder auch Smartphones untereinander Daten austauschen. Der Name „Wolke“ leitet sich daraus ab, dass es für den Nutzer gewissermaßen „verschleiert“ ist, auf welchem konkreten Rechner und mit welcher Hardware die Daten abgelegt sind. Die Daten sind im Idealfall einfach da und vor allem für jede berechtigte Person verfügbar.

 

Die Cloud ist geboren

Amazon war der Vorreiter der Cloud. Im Jahr 2006 begann Amazon damit, Rechen- und Speicherkapazitäten an andere Unternehmen zu vermieten. Die „Amazon Web Services“ war als buchbarer Informationsspeicher im Internet geboren – die Cloud. Schätzungen zufolge liegen hier mehr als 1 Exabyte (entspricht 1 Million Terabyte) an Daten in verschiedenen Clouds zum Abruf bereit.

 

Clouds für Bäckereien

Eine Cloud lohnt sich bereits ab dem Zeitpunkt, wenn Unternehmensdaten auf mehr als nur einem Rechner verfügbar sein sollen. Es gibt einige Anbieter für Clouds, die beispielsweise ein Dokumenten-Management in einer Cloud anbieten. So können Daten auf verschiedenen Rechnern und von jedem beliebigen Ort abgerufen werden. Informationen und Dokumente werden so sicher erfasst und verwaltet, jede berechtigte Person kann darauf zugreifen. Durch eine Prozessautomatisierung werden mühsame manuelle Arbeiten durch eine digitale Lösung ersetzt. Aktenordner, gemeinsame Laufwerke und lästige Zettelwirtschaft gehören somit der Vergangenheit an.

 

Personalmanagement, Kassen und Co.

Ein zentrales Ablagesystem, auf das alle berechtigten Personen Zugriff haben und wodurch Ihren Mitarbeitenden viel lästige manuelle Arbeit erspart bleibt, ist lange nicht die einzige Cloud-Lösung. Es gibt zahlreiche weitere Optionen. Kassen sind für Bäckereien auch immer ein sehr interessantes Thema. Mit einer cloudbasierten Lösung können Sie in Echtzeit die Daten der Kassen der einzelnen Filialen von der Zentrale aus abgleichen. Die Kassendaten können unkompliziert von der Verwaltung abgerufen werden und erleichtern die Arbeitsabläufe enorm.

Auch die Buchhaltung wird durch Clouds enorm vereinfacht. Veraltete, manuelle Abläufe sorgen nicht selten dafür, dass Kosten zu spät erfasst werden, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden müssen und Buchungen nicht abgeschlossen werden können. Durch verfügbare Systeme kann über die Cloud die Rechnungsprüfung stattfinden und es findet auch ein automatischer Abgleich von Rechnungen mit zugehörigen Bestellungen statt. Rechnungen können auch auf einfachem Wege an zuständige Personen zugeteilt werden, Genehmigungen können erteilt oder abgelehnt werden, Rechnungsbeträge können simpel auf mehrere Kostenstellen gesplittet werden. Die Abläufe und Prozesse werden optimiert, Fehlerquellen ausgemerzt und Mitarbeiter entlastet.

Genauso im Bereich des Personalmanagements. Über Cloud-Lösungen können Mitarbeiterunterlagen in einem zentralen Archiv gesichert und organisiert werden. Und die Mitarbeiter können sicher sein, dass vertrauliche Daten gut geschützt sind, da meist wasserdichte Datenverschlüsselung und Zugriffsberechtigungen vorliegen. Zum Thema Datenschutz und Sicherheit kommen wir noch.

Sie sind auf den Social Media Kanälen wie Instagram oder Facebook aktiv? Auch dann gibt es tolle Möglichkeiten. Mittlerweile gibt es Cloud-Lösungen, über die man sämtliche Social Media Aktivitäten zentral an einem Ort organisieren und managen kann. Die Vorausplanung von Posts, die automatische Veröffentlichung des Contents oder auch das vereinfachte Posten auf diversen Kanälen. Das erleichtert Ihren Mitarbeitenden viel Arbeit, da sie durch die Vorausplanung und die automatische Veröffentlichung den Druck wesentlich senken. Durch diese Lösung muss nicht mehr die Uhr danach gestellt werden, um an die Veröffentlichung eines Posts zu denken.

Das sind nur einige Möglichkeiten, es gibt zahlreiche weitere und in mehr und mehr Bereichen werden Cloud-Lösungen angeboten.

 

Clouds und Datenschutz

Sie sorgen sich um die Sicherheit und den Datenschutz, wenn Sie Cloud-Lösungen einführen? Viele Unternehmen sind in dieser Situation, dass sie sich aufgrund von Unsicherheiten beim Datenschutz scheuen, mit Clouds zu arbeiten. Doch worauf kommt es denn beim Datenschutz in der Cloud an?

Laden Nutzer Daten in die Cloud, so stellt das gemäß BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) eine Auftragsdatenverarbeitung dar. Ein externer Dienstleister, nämlich der Cloud-Anbieter, verwaltet die Daten seiner Nutzer. Gemäß § 11 des BDSG muss der Nutzer sicherstellen, dass die Bestimmungen zum Datenschutz eingehalten werden. Das erübrigt sich allerdings in dem Moment, in dem der Anbieter durch ein Zertifikat nachweisen kann, dass bei seiner Cloud alle Datenschutz- und Datensicherheitsbestimmungen eingehalten werden. Das BMWi (Bundesministerium für Wirtschaft und Energie) hat mit der Stiftung Datenschutz ein Zertifikat erstellt, das sich „Trusted Cloud“ nennt. Um dieses Zertifikat zu erhalten, wird geprüft, ob alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Greifen Sie auf Cloud-Lösungen zurück, ist ein „Trusted Cloud“-Zertifikat auf jeden Fall vertrauenswürdig. Denn mit dem Trusted Label werden nur Cloud-Lösungen ausgezeichnet, die umfassende Mindestanforderungen in den Bereichen Transparenz, Sicherheit. Qualität und Rechtskonformität erfüllen. Der Trusted Cloud-Kriterienkatalog ist jederzeit auf der Website des BMWi einsehbar und der Anwender steht jederzeit im Fokus. Hat eine Cloud-Anwendung also ein „Trusted Cloud“ Zertifikat erhalten, ist es überaus sicher. Informieren Sie sich vor Einführung einer Cloud-Lösung über ein Zertifikat, um sicherzustellen, dass es sich um eine gute Lösung handelt.

 

Fazit

Cloud-Lösungen sind allgegenwärtig. Ob wir nun unsere privaten Bilder auf dem Smartphone zusätzlich auch in der Cloud speichern oder als Buchhalter Rechnungen über Cloud-Lösungen bearbeiten. Sie bringen jede Menge Vorteile mit sich, erleichtern Ihren Mitarbeitenden die Arbeit und optimieren viele Prozesse. Arbeiten Sie noch nicht mit Clouds lohnt es sich auf jeden Fall darüber nachzudenken.